Før i tiden var det sådan, at når vi snakkede om møder og events, så blev de normalt afholdt med fysisk deltagelse. Det lå helt implicit i konceptet ’at holder møder og events’.

Sådan er det ikke mere!

Blandt andet på grund af den pandemi, som vi ser i øjeblikket, så afholder der i dag mange flere digitale møder og events end tidligere.

Digitale Platforme

Digitale møder og events afholdes på forskellige former for platforme. Hvem har ikke det sidste halve år deltaget i et digitalt møde eller event enten via Zoom, Teams (for at nævne et par af de kendte platforme) eller en anden platform, hvor der kan afholdes møder og events.

Men vidste du godt, at der findes rigtig mange andre møde- og eventplatforme derude? Platforme som gør det muligt at holde de større møder eller de større konferencer, udstillinger eller andre events, hvor der kan være mange deltagere til stede på samme tidspunkt.

Der findes sågar platforme, hvor vi kan have de mere netværks-relevante aktiviteter kørende, og derved få imødekommet de ønsker, der også er for, at man kan netværke på ens møder og events.

De 19 gode spørgsmål til teknikken

Når du vælger at anvende en digital platform, som du samtidig også betaler for, så er der nogle ting du skal holde dig for øje.

Her er nogle forslag til, hvilke spørgsmål du kan stille din digitale eventplatforms-leverandør:
Kilde: eventmanagerblog.com

1. Hvordan blev jeres produkt skabt?
2. Hvilken branche eller type events er dit produkt bedst egnet til, og hvilke er ikke en god pasform?
3. Hvad er de næste trin på din udviklings-køreplan?
4. Kan du give mig eksempler på lignende events, der har brugt dette produkt, eller bedre, sætte mig i kontakt med en, der allerede har brugt det, som jeg planlægger at gøre?
5. Tekniske funktioner
6.  Hvilken netopkobling er nødvendig for, at vores arrangement kan køre problemfrit?
7. Hvordan integreres din platform med mine andre værktøjer?
8. Er der nogen begrænsninger på antallet af værter / deltagere, der kan logges ind samtidigt?
9. Funktionelle funktioner og brugeroplevelse
10. Hvilken type sponsormuligheder tilbyder dit produkt?
11. Hvilke funktioner inkluderer dit produkt til engagement og netværk?
12. Hvordan integreres platformen med de populære værktøjer, som deltagerne bruger?
13. Hvor intuitiv og enkel at bruge er platformen for både planlæggere og deltagere?
14. Levering af indhold
15. Hvad er dine anbefalinger med hensyn til mængden af præoptagelse kontra liveindhold?
16. Dataindsamling og relaterede spørgsmål om privatliv, sikkerhed og overholdelse
17. Priser
18. Hvilke prisindstillinger er tilgængelige for mindre eller gratis begivenheder?
19. Hvilken form for support tilbyder du?

Når du har stillet ovenstående spørgsmål – og fået svar – så skulle du gerne være i stand til at vælge den platform, som passer bedst til dig.

Indpakningen må gerne være lidt lækker…

Hvem har ikke siddet til diverse digitale events, og oplægsholderne har siddet hjemme, og baggrunden har været kontoret med en rodet reol, stuen med møbler i baggrunden eller man har fornemmelsen af, at oplægsholderen har sat sig i det mørkeste hjørne af huset for ikke at blive forstyrret.

Stil nogle krav til dine oplægsholdere. Skal de have bestemte baggrunde (der findes flere på de forskellige platforme, der kan anvendes), er I ude i en special-designet roll up, som står bag oplægsholderen eller noget helt tredje.

Hvorfor overhovedet holde digitale møder og events?

Og hvorfor skal du så vælge at afholde det digitale møde eller event ud over det åbenlyse?

Det skal du gøre fordi du og dine deltagere sparer tid. I sparer tid på transport – og du/I sparer penge. Det både på transport og eventuelt på hotel.

Ud over det, så er der god grund til at holde møder og events digitalt, da det også er klimavenligt. Der er mindre f.eks. CO2 udledning, da I ikke skal ud og bruge trafikken.

Og som vært for det enkelte event, så skal du f.eks. ikke bruge penge til kaffe og frokost. hvilket gør, at du kan gøre eventet billigere at deltage i eller det er penge sparet ift. et fysiske møde/event.

Betaling til digitale møder

Det er blevet mere hovedreglen end undtagelsen, at digitale events skal være gratis. Hvorfor det? spørger vi?

Når du vælger at afholde et event digitalt, betyder det jo ikke, at du ikke har udgifter til platform, oplægsholdere, markedsføring, registreringssystem mv. Derfor synes vi også at det er helt på sin plads, der tages betaling for digitale events.

Og hvad med sponsorer

Der findes mange spændende måder at få sponsorer til at finansiere din digitale events. Egentlig er det kun fantasien, der sætter grænser. Men vi nævner her nogle muligheder:

• Direkte beskeder fra sponsor til deltager
• Digital udstilling
• Speaker baggrund
• Reklamer
• osv osv…..

Meeen, hvad kan det digitale møde så ikke?

Vi vil dog godt gøre klart at det fysiske event/møde ikke bare kan erstattes af det digitale møde/event. Der er stadig mange ting man ikke kan, når man ikke mødes fysisk. Det at se hinanden i øjnene og få det fysiske nærvær KAN ikke ske på et digitalt møde.

Samtidig skal man også gøre det helt klart, at det at holde digitale møder kan være nemt for os, som plejer at sidde foran en skærm – men for dem, som normalt ikke arbejder digitalt, kan der være en stor udfordring – og endda en personlig hindring – at deltage digitalt, hvis man ikke er fortrolig med teknologien. Tænk også over der, hvis du vælger at afholde et digitalt møde.

Vil du gerne høre mere om det digitale møde, så er du meget velkommen til at kontakte os på michaela@byma.dk og aftale en helt forpligtende samtale.