Traditionelle konferencer og møder kunne opnå så meget mere – med lidt mere. Den hemmelige ingrediens? Gør konferencen/mødet til en rejse, hvor deltageren er helten.

Udarbejd en historie for dit møde/din event  og gør det til et unikt øjeblik, folk vil elske og tale om. Gør et traditionelt virksomhedsmøde til en stærk mulighed for at engagere partnere, ansatte, kunder eller leverandører – og gør en traditionel konference til en event og oplevelse, hvor du tager dine målgrupper med på en rejse, som de vil tage om, når de kommer hjem.

En af de bedste måder at er at starte planlægningen af dit møde/event på, er ved at oprette et eventdesign. Vi vil guide dig gennem ti trin i vores eventdesign-metode.

Vi faciliterer selve metoden ved at starte med at finde ud af, hvem din primære målgruppe er. Ud fra det vil vi analyses målgrupperne, udarbejde en prototype ved beskrivelser, billeder og måske video og samtidig vil vi give dig den fortælling, som skal bære grundlæggende for din markedsføring og oplevelsesdesign.

Alt du behøver, er at sikre dig, at der afsættes tid fra dit team samt et lokale, hvor vi kan arbejde i. På denne måde kan du fuldt ud bidrage til processen – sikre dig, at I har kontrol over det givne design samt få vores specialist til at gå foran.

Vi starter med at se på, hvordan ser din event ud nu (måske har den været afholdt tidligere – eller måske har I en ide om, hvor I gerne vil hen). Se det som en events balance, et øjebliksbillede af, hvordan din event klarer sig som set af din/e. målgruppe/r. Gør det selv baseret på anekdotisk bevis, egne observationer, fotos og videoer af din event. Eller lad os hjælpe dig med at ’tegne’ dit eventdesign for bedre at forstå, hvor du er i dag og udvikle den fremtidige event.

En interessant måde at se på din/e event/s er ved at se det i sammenhæng. Ser du på din historie, og hvordan din/e events skabte indflydelse og placerer disse indsigter på en tidslinje. Zoom derefter ud og træk dig væk fra at designe den næste begivenhed, og begynd at tænke på, hvordan din event skal se ud om tre til fem år fra nu. Efter at have etableret denne markør i fremtiden gør det det relativt let at designe de næste steps af din event.

Og hvordan gør du så det?

VI bruger en model, der hedder #eventcanvas. Med denne model finder vi ud af:

1. Hvem er målgrupperne for eventet.
2. Hvem er de 2-3 vigtigste interessenter at kigge på.
3. OG hvem af de 2-3 interessenter er vigtigst i prioriteret rækkefølge.

Når vi har fundet ud af, hvilke interessenter vi vil arbejde med, så begynder vi at arbejde med hver enkelt interessant skridt for skridt

Vi prøver at sætte os ind i hovederne på den enkelte interessant.

• Hvad tænker de?
• Hvad ser de?
• Hvad er det for en hverdag de har?
• Hvilke overvejelser gør de sig, når de skal deltage i et event

Når vi kigger på eventdesign, så gør vi det ud fra ønsket om at ændre folks adfærd. Vi forholder os til:

• Hvordan får vi en potentiel deltager til at registrere sig jeres event?
• Hvilke elementer skal der til, for at de vil deltage?
• Hvilke oplevelser skal de have under eventet?
• Hvad skal de sige om eventet, når det kommer hjem efter deltagelsen?

Spadestikket dybere

Når vi har afdækket alle de ovenstående lag, så går vi lige et spadestik dybere.

Vi har nu fundet ud af

• Hvad de forventer, inden de deltager i eventet
• Hvilket resultat vi ønsker, de skal have efter de har deltaget i eventet

Så nu skal vi finde ud af, hvordan vi så imødekommer disse forventede ønsker og forhåbninger, den enkelte interessent har til eventet. Her skal vi finde ud af, HVAD der skal foregå inde i midten – altså inde i kernen af eventet – og det er DET vi kan finde ud, af når vi har afdækket ud af alle ovenstående ting.

Selve designet

Til allersidst så skal vi ind og lege med alle de ting, vi har arbejdet med oven for – og vi må designe alt det, vi har lyst til. det er ikke udsædvanligt, at du kan sidde med 4-6 forskellige eventdesigns. Og her kan du selv vælge noget ud – eller lade din opdragsholder/kunde vælge ud.  

Hvorfor skal du bruge et værktøj til at designe et event

Det skal du fordi du

1. får et overblik over, hvem dine potentielle deltagere er
2. finder hurtigt ud af, hvad det er, der får en potentielt deltager til at deltage på dit event
3. får mulighed for at prototype forskellige temaer ud fra ja det #eventcanvas, du har arbejdet med
4. får udarbejdet dit #eventcanvas, som giver dig guldkorn til, hvordan du markedsfører dit event

Vil du have en smagsprøve på, hvordan jeg arbejder med eventdesign, så kan du se videoen her. Og vil du se, hvad der kan komme ud af at bruge #eventcanvas, så se denne video.

Og blot til info: Jeg har selvfølgelig værktøjerne til at vi kan designe online, hvis vi ikke kan mødes fysisk.

Vil du høre mere, klik på knappen herunder eller tag en uforpligtende snak på michaela@byma.dk