Når I har besluttet jer for, hvor jeres event skal afholdes, skal der løbende være en dialog med stedet. Kontrakter, forplejning, opsætning at borde/stole, pauser mv. BYMA varetager denne dialog løbende, samt udarbejder en køreplan for stedet, så alle er helt med på, hvad er skal ske ifm. jeres event. BYMA kan samtidig hjælpe med at forhandle priser på de enkelte lokationer.

Mange konferencer, specielt dem, som afholdes over flere dage, afholder forskellige former for side events. Det kan være netværksmiddag, gallaaftener, virksomhedsbesøg mv. BYMA har stor erfaring med at planlægge og koordinere disse side events. BYMA har et stort bagkatalog med input, kreative idéer og set up.

Den nemmeste måde at registrere deltagere til sin event er ved at anvende et online registreringssystem. BYMA har erfaring med flere systemer, som afstemmes alt efter, hvilken slags event, I ønsker at afholde.

Nogle ønsker at planlægge VIP programmer i forlængelse af deres event. BYMA har stor erfaring med VIPs og den diskretion, der hører til disse arrangementer.

At administrere en eventøkonomi kan være en stor opgave. Der er som regel et budget, som skal overholdes. Hvordan justeres der ind, hvis der ikke kommer de deltagere, som forventet? Hvad kan der forventes af indtægter ved feks. sponsorater, udstillere mv. BYMA har stor erfaring med økonomistyring og varetager denne opgave i samråd med jer. En event skal være kvalitetsmæssig høj inden for budgettets ramme.

Mange konferencer afholder flere spor og sessioner (også kaldet tracks og sessions). Administrationen af disse kan være en stor opgave for mange. BYMA tilbyder professionel administration af dette.

De fleste konferencer udarbejder et program til dagen. Har man gæster ude fra – evt. udenlandske gæster, vælger mange at oprette en onsite guide indholdende program, praktiske oplysninger, hoteloplysninger mv. BYMA kan hjælpe med udarbejdelse af koncept for program/onsite guide og kan, i samarbejde med samarbejdspartnere, udarbejde disse ud fra en aftalt design manual.

Ved større konferencer kan det være oplagt at oprette et konferencekontor. Dette kontor vil være ‘maskinrummet’ for hele konferencen. Det er her alle involverede kan opholde sig. Det er her al styring af konferencen foregår. Samtidig er det her konferencedeltagerne kan komme og få information. Hvis BYMA er med i en hel entreprise, så opretter vi automatisk er sådan kontor koblet sammen med et speaker rum og et presserum.

De fleste konferencesteder tilbyder i dag rigtig gode forplejningspakker, hvor kvaliteteten er i top. BYMA sørger for, at jeres ønsker til forplejning imødekommes og at der tages hensyn til allergier, overbevisninger og trosretninger.

Mange events ønsker en form for underholdning til deres program. Om det er som en del af selve programmet i løbet af dagen, i en pause eller til en middag, så har BYMA stor erfaring med at finde netop den form for underholdning, som passer til netop jeres event.